転職活動中に選考辞退する際の注意点と連絡方法 （メールの例文あり）

選考を辞退する理由

転職活動をしていると、選考試験が進んでいる途中でも選考を辞退することになるケースも少なくはありません。選考を辞退したいと考える理由として多いのが、初めは魅力を感じていた企業でも、仕事の内容や給料、待遇などの福利厚生が思っていたものと異なっていたり、実際の会社の雰囲気が自分には合いそうになかったなどということです。

また、ある企業での選考が行われている途中に他の企業から内定の連絡をもらい、転職活動を終了したいというようなときにも選考を辞退することになります。

選考を辞退する際の注意点と連絡方法

そのような様々な理由によって現在も進んでいる選考試験を途中で辞退した場合には、先方の採用担当者にその旨を連絡する必要があります。採用担当者に連絡をするタイミングですが、辞退することを決めた後、できるだけ早いうちにすることがよいでしょう。

採用担当者も今後の選考の準備などがありますので、選考日ギリギリまで連絡をしなかったり、連絡することを忘れてしまっていたというのは相手に迷惑を掛けてしまう恐れがあります。また、連絡をすることなく次の選考を欠席するのは社会人としてマナー違反です。

もしかすると連絡もなく欠席したことを心配され、採用担当者から電話などがかかってくることも考えられます。そのかかってきた電話で選考辞退を伝えることになれば、お互いにとても気まずい思いをするでしょう。そのようなことがないように、連絡の入れ忘れには十分注意することが必要です。

選考を辞退したいという旨の連絡をする際には、電話かメールのどちらかを使用することがほとんどです。本来であれば、メールよりも電話で辞退を伝える方がより丁寧であるとされています。電話の方がメールを送るよりも直接的な会話をすることができるため、早く用件を伝えることができますし、何より謝罪の気持ちや誠実さといった感情が伝わりやすいのです。

しかし、現在ではメールで選考辞退の連絡をすることも特にマナー違反ではないし、むしろお互いにメリットがあるという認識が広がってきています。

選考辞退をメールで伝えるメリットとは

選考辞退をメールで伝えることには、主に3つのメリットがあります。まず一つ目は、採用者に手間をかけることがなく、さらに辞退する側も採用担当者の都合にあまり左右されることなく辞退を伝えることができるということです。電話の場合だと、採用担当者が忙しい時間帯や席を外しているとき、勤務時間外など、採用者が電話に出られないタイミングもあることでしょう。

そうしたタイミングと自分が電話をかけたいタイミングがどうしてもうまく噛み合わなかった場合、辞退の旨を伝えるのに時間がかかってしまうことも考えられます。辞退する側がまだ在職中である場合にはなおさらのことです。
しかし、メールであれば、辞退のメールを作成して送信できるときに送信し、先方も確認できるときに確認すればそれでよいのです。

さほどお互いのタイミングを気にすることなく連絡を取ることができるのがメールの一番のメリットです。

2つ目は、手違いによるトラブルを防ぐことができるということです。メールは送信者、受信者ともに送った文章が目に見える形で残ります。そのため、電話で起こり得る、言った言わないというトラブルなどが起こりにくくなります。

ただし、メールは先方がメールを開封したかどうかの確認が難しいというデメリットもあります。辞退のメールに対しての返信がない場合や、辞退の連絡が次の選考の前日や当日ギリギリになってしまった場合などは、メールよりも電話で連絡をする方がよいでしょう。

3つ目に、辞退する側の精神的な負担が少ないということです。電話の場合だと、辞退することをうまく話せないかもしれない、声が震えてしまうかもしれない、採用担当者の反応がこわいというような不安を抱えてしまう人もいるようです。実際に電話で辞退を伝えた後に、うまく話せなかったと肩を落とすこともあるようです。

そのような不安を抱えた人からすると、メールは納得するまで文章を書き直すことができますし、電話よりも辞退を伝えたときの採用担当者の反応もわかりにくいので、精神的な負担は少なくなるということができます。

このようにメリットのあるメール連絡ですが、採用担当者の中には、メールで辞退の旨を伝えることはマナー違反であるとする人がいることも事実です。そういったことが気になる場合は初めからメール連絡よりも電話連絡を選択するということも一つの手です。

選考辞退のメール作成の例文

いざ選考辞退のメールを作ろうとすると、辞退する理由を書くべきか、何時に送信してもよいのか、そもそもどういった内容の文章を作ればいいのかと様々な迷いが生じる人も多いようです。まず辞退する理由を書くべきかという疑問に関しては、採用担当者から聞かれない限りは詳細な理由については書かなくても問題ないとされています。

何時に送信してもよいのかという疑問に関しては、できるだけ相手企業の営業時間内に行うとよいでしょう。転職活動はしているがまだ在職中という人の中には、自分の仕事が終わってからの夜でないとメールを送れないという人もいるでしょう。その場合は、｢夜分遅くに申し訳ありません」などと一言添えると丁寧です。

メールの本文ですが、多くの人が参考にしている例文があります。まずメールの件名についてです。件名は採用担当者がぱっと見てすぐに内容がわかるよう「面接辞退のご連絡/自分の氏名」と書くのが一般的です。

次にメールの本文についてです。今回は間もなく面接の約束の日を迎えるという状態で選考を辞退する場合の例文です。本文を作成する際は、ビジネスマナーとしての言葉遣いに気をつけることはもちろんのこと、これまで対応してもらった採用担当者への謝罪と誠意の気持ちを表すことも忘れないようにします。

企業名
部署名 (採用担当者の氏名)様

お世話になっております。
○月○日○時に面接のお約束をしております(氏名)と申します。
先日は面接についてのご連絡をいただき、ありがとうございました。
この度、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
これまでの選考に貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、申し訳ございません。
身勝手なお願いとなり大変恐縮ですが、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
本来であればお電話にてお詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

このような文章の後に、自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスを書くことも忘れないようにします。例文からもわかるように、メールの内容は至ってシンプルなものです。あまり長々と書かずに、伝えるべきことを簡潔に伝えることも大切なポイントです。

後はメールを送信すれば終了となるわけですが、送信する前にもう一度本当に選考を辞退してしまってよいのかを考えるようにします。当然のことですが、採用担当者に辞退の連絡をしてしまえば、またその企業の選考試験を受け直すということは不可能に近いのです。

やっぱり辞退しなければよかったと後悔しなくても済むよう、メールを送信する前には冷静になって考えるようにします。また、もしも辞退しようとしている理由が他の企業の選考試験と日程が重なったというものであれば、辞退ではなく日程変更が可能かどうか相談してみることも手です。

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