転職活動で選考辞退する時の連絡マナー！メール・電話の例文や面接辞退理由の伝え方も紹介

総務省統計局の調査によると、2019年時点で転職者数は過去最多を記録しています。

中でも「より良い条件の仕事を探すため」に前職を離職した転職者が多いという結果になっています。

※参考：総務省統計局「増加傾向が続く転職者の状況 ～ 2019 年の転職者数は過去最多 ～」

転職を考えている求人企業が前職よりもより良い条件かどうかは、求人票だけではわからないことも多いです。

詳しい業務内容や福利厚生について質問したり、社内の様子や社員同士の人間関係を確認したりするためにも、何社もエントリーし面接を受け、たくさんの選択肢から比較検討する必要があります。

しかし何社も求人企業にエントリーしていると、選考途中で理想とのギャップを感じたり、複数の内定をもらうなどして、企業に事態の意向を伝える場合も増えるかと思います。

メールや電話で選考辞退する際の例文も紹介していますので目を通してみてください。

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選考（面接）を辞退してもいい？

転職活動において、そもそも面接の段階で選考を辞退してもいいのか不安に思っている方もいると思います。

結論から言えば、面接や選考を辞退するという行動は転職活動ではつきものです。

自分に合わないと感じたり、別の魅力的なオファーを受け入れることにした場合、求職者の判断で辞退しても構いません。

重要なのは、選考辞退する時はマナーを守って連絡をすることです。

選考（面接）の辞退はよくあること

面接の辞退は転職活動では日常茶飯時であり、多くの求職者が経験します。

転職活動では複数の企業に応募し並行して先行進めていくことも珍しくありません。

最終的に入社できる会社は一社と決まっていますので、選考の進行状況や自身の状況に応じて辞退が必要になることもあります。

辞退はしてもいいが連絡なしはNG

選考は辞退しても問題ありませんが、その際は必ず連絡を入れましょう。

連絡なしで辞退すると、採用担当者が時間を無駄にするだけでなく、採用活動の効率が低下し企業に迷惑をかけることになります。

企業側も先行事態されること自体を「失礼」や「迷惑」などとは思っておらず、当然あるものとして認識しています。

社会人としての最低限のマナーを守り、適切に選考自体の連絡を入れましょう。

選考辞退の連絡は電話とメールどちらがいい？

選考辞退の連絡方法は、状況やタイミングに応じて最適な手段を選ぶことが重要です。

電話とメールのどちらが最適かは、辞退の時期や状況に左右されます。

以下では、どの状況でどちらの連絡方法を選ぶべきか、それぞれの利点を考慮しながら詳しく解説します。

基本的にはメールで良い

通常、選考辞退の連絡はメールでOKです。

メールの場合双方に記録が残り確実に情報が伝わるため、誤解が生じるリスクが低減されます。

また採用担当者が直接対応できないタイミングでも、時間を問わず送ることができるため便利です。

選考・面接の直前なら電話

もし辞退を決めたのが選考や面接の直前である場合は、メールではなく電話にしましょう。

採用担当がメールを確認するまでにどれだけ時間が空くかわからないため、最悪選考が始まるまでメールが開封されない可能性もあります。

選考・面接の直前に辞退することを決めた場合は、すぐに連絡が取れる電話の方が望ましいでしょう。

転職活動で選考辞退する時の連絡マナー

転職活動中、選考を辞退する際にも守るべきマナーはあります。

以下では転職活動で選考辞退する際に押さえておくべき連絡マナーについてまとめています。

連絡はなるべく早くする

選考辞退の意思が固まったら、できるだけ早く企業に連絡を入れましょう。

企業側としても連絡が早い方が、他の候補者への面接スケジュールを再調整しやすいです。

自分が先行辞退することで、採用担当や他の候補者に迷惑がかからないよう、最大限配慮することが大切です。

選考辞退の連絡を時間帯に配慮する

連絡する時間帯も重要です。

メールの場合そこまで時間帯を気にする必要はありませんが、電話で連絡をする場合は採用担当が電話を取りやすい時間を意識しましょう。

一般的に昼休憩をとることが多い12～13時付近は避けましょう。

また業務開始直後や終業間際の電話も避けるのが望ましいです。

電話で選考辞退するなら静かな場所を選ぶ

電話で辞退連絡する際は、周辺の雑音が少なく、電波状況が良い静かな場所を選びましょう。

重要な会話が中断されることがないよう、通話に適した環境を整えてから連絡来てください。

転職活動での選考辞退理由の伝え方

転職活動中に選考を辞退する際、理由についてはそこまで深く説明する必要はありません。

下記のようなシンプルな文言で十分伝わります。

選考辞退理由の例

選考を辞退する場合、企業によっては事態の理由を聞かれることもあります。

嘘をつく必要はありませんが、釣れない言い回しにはならないようある程度先行時代の理由についてまとめておくといいでしょう。

転職活動で選考辞退する時の例文

選考過程で辞退を決めた場合、その意向を伝える方法としてはメールや電話が一般的です。

ここでは、それぞれの状況に合わせた例文を紹介します。

メールの場合

メールで選考を辞退する際は誠実な表現を用いましょう。

また、選考に関わった担当者への感謝の気持ちを忘れずに伝えることも重要です。

電話の場合

電話で辞退を伝える場合は、まず適切な時間帯を選んで担当者が対応可能な時に連絡を取りましょう。

電話の際には、まず自分の名前と面接を受けた日時を伝え、その上で辞退の理由を簡潔に説明します。

話が終わった後は改めて感謝の意を表し、礼儀正しく電話を終えることが望ましいです。

【タイミング別】転職活動中の選考（面接）を辞退する方法

転職活動中では、様々なタイミングで企業に事態の連絡をする可能性があります。

以下では転職活動中のタイミング別の辞退連絡の方法について解説します。

エントリー後の辞退方法

エントリー後に選考を辞退したい場合、事態が決まったタイミングでなるべく早く連絡をしましょう。

基本的にメールで問題ありません。

求人サイトのメッセージ機能やチャットで連絡を取っている場合は、求人サイトの機能で辞退の連絡をしても大丈夫です。

書類選考を辞退したい時

書類選考の段階で辞退する場合、企業が選考を進める前に早急に連絡をすることが望ましいです。

できるだけ早く連絡をすることで、企業が1人分の書類選考の時間を無駄にせずに済みます。

連絡方法は「エントリー後の辞退方法」と同じです。

筆記試験や面接を辞退したい時

筆記試験や面接の辞退は、場合によっては採用担当がスケジュールの調整をする必要が出てきます。

当日までに時間がある場合はメールでも構いませんが、直前になると企業に迷惑をかけてしまうため、電話で連絡するようにしましょう。

最終面接を辞退したい時

最終面接を辞退する場合は、面接の日程までに猶予がある場合はメールでも問題ありません。

ただ、最終面接まで残った候補者に対しては企業もかなりの期待を寄せていますので、電話での連絡で直接感謝の意を伝えるのもいいでしょう。

辞退の理由を聞かれることも多いので、予め辞退理由を軽くまとめておくといいでしょう。

内定を辞退したい時

内定が出てから内定を承諾するまでには一定の期間が与えられることが多いです。

その期間内であれば内定を辞退することができます。

基本的にはメールで問題ありませんが、内定の承諾期限ギリギリに辞退する場合は電話が望ましいです。

転職エージェントなら選考辞退の連絡も代行してくれる

転職エージェントでは、ドバイザーが求職者と企業との間に入ってさまざまな調整を行ってくれます。

選考辞退の連絡も代行してくれるため、電話やメールでの連絡が苦手な方や、たくさんの求人に応募する予定で選考を辞退する機会も多くなりそうな方におすすめです。

選考辞退の連絡は求職者にとっては心理的な負担が大きいため、転職エージェントにお任せすることでストレスを軽減でき、的に転職活動を進めやすくなります。

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転職活動で選考辞退する時は後悔しないようによく考えよう

転職活動中は、選考を辞退する決断も時に必要になります。

しかし一度辞退してしまえば取り消すことはできないため、後悔しないように慎重に考えることが重要です。

選考辞退を考える際は、その企業が本当に自分のキャリアや人生の目標と合っていないかを再評価してみましょう。

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