就職活動では、面接の日程調節のために複数の企業とメールのやり取りをしますよね。
メールでの対応も社会人としての自覚が問われ、採用の評価に関わります。
しかし、「正しいメールのマナーなんてわからない！」という方も多いのではないでしょうか？
今回は、企業側に好印象を与えるメールのマナーと例文を紹介します！
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面接の日程調節メールのマナー
採用面接を受ける企業とのメールには、いくつかのマナーがあります。
企業の採用担当者は一日に何百件とメールをチェックすることもあるため、内容がわかりづらいメールはNGです。
また、基本的な敬語にも気を付ける必要があります。
社会人にとっては当たり前のマナーですが、学生にとっては初めて知ることも多いですよね。
ひとつひとつ確認して面接の日程調節メールを作成しましょう！
- メールを見たらすぐに返信しよう
- 件名は一目で内容が分かるように書こう
- 「はい」「かしこまりました」などの一言だけで返信するのはNG
- 改行のタイミングに気を付けよう
- 正しい敬語を使用しよう
- 面接当日の連絡は電話でしよう
メールを見たらすぐに返信しよう
面接の日程調節などで企業から送られてきたメールは、見たらすぐに返信するのか基本です。
メールが届いた日中に返信するのが望ましいですが、遅くてもメールが届いてから24時間以内に返信するように心掛けましょう。
もし、メールが届いていることに気づくのが遅れてしまっても言い訳は通用しません。
就職活動中は、常にメールが来ていないか確認するようにしましょう。
迷惑メールボックスに入ってしまう可能性も考えられるので、メールの受信設定も確認しておくことをおすすめします。
また、夜遅くに返信するのはNGです。
出来れば企業の就業時間内に返信しましょう。
就業時間外に返信することで良くない印象を与えてしまったり、不規則な生活リズムだと思われてしまったりする可能性があります。
メールの確認が遅くなってしまった場合は、「夜分遅くに失礼いたします。」とひとこと添えて返信するか、メールの予約機能を使って翌朝返信するようにしましょう。
【ポイント】
- 企業とのメールでのやりとりは「メールが届いたらすぐに返信」
- 遅くても24時間以内に返信する
- 企業の就業時間内に返信する
件名は一目で内容が分かるように書こう
件名はわかりやすく簡潔に書きましょう。
企業は一日にたくさんのメールを受け取るため、内容のわからないメールだと開いてもらえない可能性もあるからです。
企業からのメールに返信する際、1回目の返信の際に「Re:」からわかりやすい件名に変更します。
「お世話になっております」「ご連絡」など、件名を読んだだけではなんのことか分からない件名はNGです。
ここで、わかりやすいメールの件名例を紹介します。
- 二次面接の日程調整について（〇〇大学・〇〇〇〇）
- OB訪問のお願い（〇〇大学・〇〇〇〇）
- ◯月〇日の面接日程変更のお願い（〇〇大学・〇〇〇〇）
【ポイント】
- 差出人がどこの誰かはっきり分かる
- 面接の日程調節についてのやりとりだということが分かる
面接の日程調節でなくとも「誰からのメール」で「何についてのやりとり」なのかが分かる件名かチェックすることを心掛けましょう。
分かりやすい件名にすることで、あなたの印象も良くなりますよ。
また、メールの件名は話の内容が変わったら変更するというマナーもあります。
メールの内容と件名は常に一致させるということを覚えておきましょう。
件名やReはそのまま残しておく
メールのやりとりは一往復だけで終わらないことがほとんどですが、2回目以降は「Re:」のままでOKです。
件名が残っている場合はそのまま残し、メールの本文も残しておきましょう。
最新のメールを読んだだけでそれまでの会話の内容が分かるようにしておくと、過去のメールを探す手間が省けます。
「はい」「かしこまりました」などの一言だけで返信するのはNG
メールの本文は、短文一行だけで返してはいけません。
本文には、
- 宛先
- 挨拶
- 内容
- 締めのひとこと
- 署名
を必ず含めましょう。
署名は「所属（大学名・学部）・名前・メールアドレス・電話番号・住所」を書きます。
メールアドレスは、大学で作ったものがあれば優先して使うようにしてください。
キャラクターや好きなアイドルの名前などが入ったメールアドレスはNGです。
早く返信することは大切ですが、企業からのメールには落ち着いて丁寧に返事をするように心掛けましょう。
改行のタイミングに気を付けよう
メールの本文は、改行しないと横に長い文章になってしまい非常に読みづらいです。
スマホでは読みづらさを感じなくても、パソコン画面だと見え方が違う場合もあるので注意してください。
文章の途中でも30字前後で改行することがマナーです。
本文を作成する場合は、句点などのキリが良い場所で改行することを意識しましょう。
正しい敬語を使用しよう
面接の日程調節メールに限らず、目上の人との会話では正しい敬語を使いましょう。
ここで、就職活動でよく使う敬語を紹介します。
- 「すみません」→「申し訳ございません」
- 「ご連絡いたしました」→「ご連絡しました」
- 「よろしかったでしょうか」→「よろしいでしょうか」
- 「大変参考になりました」→「大変勉強になりました」
正しい敬語を使うことは社会人として当たり前なので、就職活動のタイミングでもう一度確認しておくことをおすすめします。
ひらがなと漢字のバランスを確認しよう
メールには適度にひらがなを入れたほうが、柔らかい印象を与えることができます。
「宜しくお願い致します」を「よろしくお願いいたします」など、漢字に変換できる箇所でも、あえてひらがなを使うようにしましょう。
ひらがなが多すぎても読みづらくなるので、メールを作成したら自分で一度読んでみましょう。
自分が読んで読みやすい文章であれば、漢字とひらがなのバランスが取れた文章だと言えます。
面接当日の連絡は電話でしよう
「急用で面接に行けなくなった」「面接当日だけど日程を変更したい」という場合は、メールではなく電話で連絡しましょう。
面接当日にメールを送っても、人事担当者が面接の準備をしているためすぐに見てもらえない可能性が高いです。
面接を受ける企業の営業時間を確認し、始業直後やお昼休み、終業時間の直前を避けて電話をしましょう。
無断欠勤はかなりのマイナスイメージですので、当日の連絡は電話でするということを覚えておいてください。
【例文】面接の日程調整メールの書き方
ここからは、面接の日程調整の際に送るメールの例文を紹介します！
例文を参考にしつつ、お礼やお詫びなどの気持ちは自分の言葉で書くことをおすすめします。
提示された日程で面接が受けられる場合
〇〇株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。
○○大学の〇〇〇〇と申します。
面接の日程調整の件でご連絡させていただきました。
面接日程ですが、下記の日時でお願いできますでしょうか。
〇月〇日（□）10:00～
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――――
○○大学○○学部〇〇学科4年
〇〇〇〇（氏名）
TEL：
E-mail：
〒000-0000
東京都…
―――――――――――――――――
【ポイント】
- 業名は長くても必ず正式名称で書く
- 日程はメールの本文に必ず記載する
採用担当者が再度日程を確認できるように、メールの本文には日程をあらためて記載しましょう。
そうすることで、企業側との認識のズレを防ぐことができます。
企業の採用担当者が不明の場合は宛名の部分を「採用担当者様」としてもOKです。
提示された日程と自分の予定が合わなかった場合
〇〇株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。
○○大学の〇〇〇〇と申します。
面接の日程調整の件でご連絡させていただきました。
ご連絡していただいた日時でお伺いすることが難しいため、
別日程で調整いただくことは出来ますでしょうか。
私の都合の良い日時を記載させていただきます。
〇月〇日（〇）10：00～13：00
〇月〇日（〇）15：00～19：00
〇月〇日（〇）10：00以降
お手数おかけして大変申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――――
○○大学○○学部〇〇学科4年
〇〇〇〇（氏名）
TEL：
E-mail：
〒000-0000
東京都…
―――――――――――――――――
【ポイント】
- 自分で複数の候補を挙げる
- 日時だけでなく時間も提示する
企業側が提示した日程と自分の予定が合わない場合は、自分から他の候補を挙げるようにしましょう。
また、できるだけ近い日程を提示するように心掛けてください。
面接に対する優先順位が低いと判断されると、評価に影響を及ぼす可能性があります。
また、日程調節のやりとりをスムーズに進めるために、複数の日程を提示しましょう。
やむを得ず面接を辞退する場合
〇〇株式会社
人事部 〇〇〇〇様
お世話になっております。
○○大学の〇〇〇〇と申します。
〇月〇日（〇）13時に面接のお約束をしていましたが、
一身上の都合により面接を辞退させていただきたく
ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
身勝手なお願いをしてしまい大変申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びをしなければならないところ、
メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
―――――――――――――――――
○○大学○○学部〇〇学科4年
〇〇〇〇（氏名）
TEL：
E-mail：
〒000-0000
東京都…
―――――――――――――――――
【ポイント】
- 面接を辞退する理由は「一身上の都合」でOK
- 謝罪の気持ちを添える
やむを得ず面接を辞退する際は、必ず謝罪の気持ちを記載しましょう。
面接を辞退する理由は、詳しく述べる必要がないため、「一身上の都合」や「諸般の事情」といった言葉を使って辞退を申し出ます。
面接後にお礼のメールを送ろう
面接後にもお礼のメールを送りましょう。
自分のために時間を割いてくれたことに対する感謝や、企業に対する志望度の高さを伝えるためです。
面接のお礼メールは、面接を受けた日に送るのが普通です。
企業側は他にもたくさんのメールを受け取っているので、テンプレートのままでは迷惑だと感じてしまうかもしれません。
感謝や熱意を伝えるメールなので、自分の言葉で書きましょう。
マナーに気を付けて早めの対応を心がけよう
いかがでしたか？
企業に面接の日程調節メールを送る際は、わかりやすく簡潔に書くことを意識してください。
他のメールをコピーして使用し、企業名や日付が間違っていることがないようにしましょう。
メールの返信の早さ、丁寧さは人柄が出ます。
メールのやりとりから企業に良い印象を与えられるようにしましょう！
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