就職活動をしているなかで、書類選考がなかなか通らないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
書類選考は選考でも最初の段階なので、落とされることが多いとどうしても凹みますよね。
しかし書類選考は、企業にとって就活生をふるいに落とすことを目的にしているため、面接などに比べるとまだハードルは低めです。
そこでここでは、就職活動の書類選考が通らない原因や通過率を上げるコツ、企業が見ているポイントなどについてご紹介します。
「就活の最初の壁を突破したい」「書類選考への対策はどうすればいいの？」といった方はぜひ参考にしてみてください。
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就職活動で書類選考に通らない原因8つ
書類選考に通らない原因には必ず原因があり、ひとそれぞれ何かしら不採用へとつながる理由があります。
また原因はひとつに限らず、いくつかのポイントに該当している可能性も充分あり、自分には何ができていないのかを冷静に見極めることが大事です。
そこでここでは、就職活動の書類選考に通らない原因についていくつかご紹介します。
「なぜ書類選考に通らないの？」といった方はぜひ参考にしてみてください。
就職活動で書類選考に通らない原因8つ
- 提出書類に不備がある
- 企業が求める人物像と合っていない
- 入社への熱意が伝わっていない
- 自己分析・業界研究が不足している
- 読みづらい
- 証明写真の写りが悪い
- 志望動機が弱い
- 倍率の高い企業ばかり受けている
➀提出書類に不備がある
書類選考に通らない原因には、提出書類そのものに何かしらの不備がある可能性があります。
企業の採用担当者は何十枚、何百枚ものエントリーシートに目を通さなければいけないため、わかりやすく不備があるケースなどでは早々に落とされてしまいます。
よくある提出書の不備についてはおもに以下のものが挙げられます。
よくある提出書類の不備の例
- 応募書類の締め切り後の提出
- 書類の不足
- 証明写真が規定のサイズではなかった
- 誤字・脱字
- 修正液や修正テープなどの使用
- 消えるボールペンで書いている
- 押印がない
- 空欄が目立つ
エントリーシートの基本的なルールが守れていないと、「常識がない」「きちんと就活のルールを調べてきていない」となるため、事前に把握しておくようにしましょう。
また、企業や業界によっては「手書きの方が重宝される」ところもあるため、とくに指定はしていないもののパソコン作成だと落ちることも少なくありません。
エントリーシートは手書きのほうが有利って本当？書き方のコツや注意点を解説
②企業が求める人物像と合っていない
エントリーシートや履歴書は自己PRなどを記載する部分もあるため、「企業の求める人物像と合っていない」「能力やスキルが不足している」と書類選考で落とされることもあります。
たとえば、企業では協調性やコミュニケーション能力の高さが必要なのに、単独で結果を残してきた実績などをアピールしても意味がありません。
どれだけ輝かしい実績があっても、一緒に働いているイメージができないと企業側は入社後のミスマッチや早期退職につながると考えます。
完璧に企業に順応する能力やスキルを持っている人は少ないにしても、自分にはどんな仕事に適性があるのかをあらかじめ知ることは大切です。
③入社への熱意が伝わっていない
「書類に不備はないのに落とされてしまう」方は、入社への熱意が企業に伝わっていない可能性があります。
書類選考は確かに、これまでのスキルや能力を記載する箇所がありますが、ほかの就活生との差別化を図るためにはどれだけ書類で人柄や熱意をアピールできるかが重要です。
具体的には、「規定文字数よりも少なすぎる」「文章に独自性を感じられない」といったものが挙げられます。
とくに志望動機や自己PRでは、根拠や個人的なエピソードなどがないとテンプレートのコピーだと捉えられるおそれもあるので注意しなければいけません。
④自己分析・業界研究が不足している
自己分析や業界研究が不足していると、なかなか書類選考をパスするのは難しいでしょう。
自分の長所や短所、企業への理解が足りないと、自己PRや志望動機に説得力がなくなるので必ず就活を始める前にしっかりとおこなうようにしましょう。
企業は就活生の性格や能力が、自社の社風に合っているかどうかを書類選考で見極めています。
企業や業界のことをよく知りもせず、自分の経歴やアピールをしても再現性がなく、かえって「自社に興味がないのかな」とマイナスイメージになることもあります。
もし業界や企業のことについてもっと詳しく知りたい方は、ネットでの情報だけではなく、インターンや説明会、OB・OG訪問にさんかしてみるのがおすすめです。
さらに、就活生からの人気の業界や企業では、効率的に就活を進められるフィルターなどを用意されている可能性も少なくありません。
あらかじめどのような要件が必要かなどを調べておくと、よりスムーズに選考突破できるはずなのでぜひ調べてみてください。
⑤読みづらい
一目見たときに「読みづらい…」と思われてしまうと、書類選考に落ちてしまう可能性が高いです。
読みづらさの原因卑屈かありますが、「雑な文字で読めない」「文字の大きさがバラバラ」「余白がなく窮屈な印象がある」「書類が汚れている」といった点が挙げられます。
まず見た目でマイナスなイメージを持たれてしまうと、読む気が失せたり読む前から評価を下げられる可能性も高くなります。
また、口頭でよく使うからと略語などを書類で記載するのもNGです。
たとえば、高等学校のことを「高校」、アルバイトのことを「バイト」といったように略した言葉は正式な書類であるエントリーシートや履歴書では減点対象になります。
「TPOをよく理解していない」と思われるため、無意識に使っている人も気を付けるようにしましょう。
⑥証明写真の写りが悪い
書類選考では添付する証明写真もまた評価対象なので、写りや印象が悪ければ不採用につながることがあります。
多くの就活生の場合、写真館などでプロに撮影してもらうことがほとんどでしょうが、なかにはスマートフォンなどで撮影する方も少なくありません。
たとえば、「表情が暗い」「頭髪が乱れている」「スーツが就活向きではない」などだと、どうしてもマイナスイメージになってしまいます。
またほかにも、「明らかに写真を使い回しており汚れている」「添付する写真のサイズが合っていない」「3ヶ月以上前など古い写真を使っている」のも良くありません。
何社の企業を受けるのかにもよりますが、就活生は基本的に20～30枚程度の証明写真を持っていると安心だといわれています。
⑦志望動機が弱い
書類選考では志望動機が強いかどうかで、合否が左右されると言っても過言ではありません。
志望動機とは「なぜ希望企業を目指すのか」といった理由だけではなく、「入社後にどんな活躍をしたいのか」といった将来性も見られています。
つまり、いかに自分自身が企業に適応した人間であるのか売り込む必要があるということですね。
同じような業界で異なる企業を目指している就活生のなかには、志望動機を使い回すといった人もいますが、使い回しは企業にもバレやすく不採用につながってしまいます。
ほかの就活生との差別化を図るためにも、ありきたりな内容にするのではなく、企業・業界研究をしっかりとおこなって深みを持たせるようにしましょう。
⑧倍率の高い企業ばかり受けている
内容も企業とのマッチングもいいはずなのに落ちてしまう方は、倍率の高い企業ばかり受けていることも原因として考えられます。
とくに、「募集人数がそもそも少ない」「有名・人気企業である」「高収入が見込める業界」だと、その分ライバルも多いので必然的に書類選考で落とされる可能性の方が高くなります。
たとえスキルや能力、学歴に自信がある方でも、ほかの就活生も同等かそれ以上のレベルの高い人も受けているため、なかなか突出したものがないと難しいでしょう。
もし就活エージェントを利用したうえで書類選考に落ちるのであれば、理由を教えてくれることもあるので、利用してみるのもおすすめです。
就職活動の書類選考で企業が見ているポイントとは
では、そもそも企業側は書類選考で就活生のどこを見ているのでしょうか？
書類選考を通過するには、相手が何を求めているのかを知ることが一番の近道です。
ここでは書類選考で企業が見ているポイントについていくつかご紹介します。
就職活動の書類選考で企業が見ているポイント
- 就活生の基本情報
- 社会人としての常識やマナーがあるか
- 自社とのマッチング
- 会社で働く将来性や再現性の有無
就活生の基本情報
企業の採用担当者まず、就活生の基本情報を把握するために書類選考をおこないます。
基本情報とは具体的に、就活生の名前や大学名、専攻、これまでの経歴、持っている資格などです。
とくに有名企業や大企業で倍率の高い企業だと、ひとつひとつ確認するのにもかなりの手間と時間がかかるため、書類選考によってわかりやすくふるいにかけているといった目的もあります。
たとえば外資系企業だと、「海外留学経験の有無」「TOEICの点数の高さ」「学歴」などで早々に合否を決める企業も少なくありません。
もちろん、全ての企業が基本情報のみで合否を判断するわけではありませんが、社員の出身大学や採用実績大学などを事前にチェックしておくといいでしょう。
社会人としての常識やマナーがあるか
書類選考で出される書類では、社会人としての常識やマナーがあるかも見られています。
たしかに普段とは異なる訂正や形式で貼りますが、応募書類の書き方などはネットでも簡単に調べられます。
「書類に不備がある」「誤字・脱字が多い」「字が汚い」「文章に魅力がない」などだと、やはり入社後に仕事ができるとは到底判断されません。
また、支離滅裂な文章や明らかに読み手を意識していない文章だと、「論理的な思考力がない」「人間性に問題がある」とマイナスめーじにつながることもあります。
たとえ優秀な経歴や実績、能力があっても、書き方ひとつで読まれないこともあるので注意が必要です。
自社とのマッチング
企業は、自社と就活生がマッチングしているかどうかを見極めるために書類選考をおこなっています。
とくに志望動機や自己PRの内容を見て、「求める人物像に合っているかどうか」「会社にとってメリットのある人材か」を判断しているので、企業研究が非常に重要となるでしょう。
たとえば、企業側が「周囲との協調ができる」「コミュニケーション能力が高い」人材を求めているのに対し、「ひとりでコツコツするのが得意」「リーダーシップがある」とアピールすればややミスマッチです。
最近では、企業のホームページや就活サイトの募集要項などにも、求める人物像が明示されているケースもたくさんあります。
したがって、志望度が高い企業に応募する際は事前に把握してから自己PRなどを作成するといいでしょう。
ガクチカと自己PRの違いとは？かぶると悩む人がおさえるべきポイントを解説
会社で働く将来性や再現性の有無
企業はもし自社で働くことになった場合、将来性や再現性かあるかどうかを書類選考で見ています。
とくに新卒採用では実務に直結する経験を持つ就活生は少なく、ほとんどの場合はポテンシャル採用です。
つまり、これまでやってきたエピソードや苦労を乗り越えてきた経験、もともとある価値観や考え方などが合否に反映されるということですね。
よくインパクトのあるエピソードを書けばいいと思っている方も多くいますが、決してそういうわけではありません。
重要なのはエピソードそのものではなく、経験によって何を得て週者後にどのように活かしていきたいかどうか。
会社で働く将来性や再現性に関してもまた、先に述べた自社とのマッチングと同様に企業が必要としている人物像を把握することが大事です。
就職活動で書類選考の通過率を上げるコツ5つ
書類選考で落とされる原因についてご紹介してきましたが、具体的にどのように修正・改善していけばいいかわからないといった人もいるはずです。
そこでここでは、就職活動で書類選考の通過率を上げるためにできるコツについていくつかご紹介します。
「書類選考で効果的にアピールしたい」「書類選考でよく落とされてしまう」といった方は、以下のポイントに気を付けてみるといいでしょう。
就職活動で書類選考の通過率を上げるコツ5つ
- 読み手を意識して書く
- 誤字・脱字チェック
- 企業・業界研究をおこなう
- 丁寧な文字で書く
- 採用担当者が見ているポイントをおさえる
➀読み手を意識して書く
書類選考を突破するコツはまず、読み手を意識して書くことが最も重要です。
「読み手を意識するとは？」と思う方もいるでしょうが、わかりやすい文章構成にするのも効果的であり、特に書類の内容であれば「PREP法」が有効です。
PREP法とは結論から述べることで、わかりやすく要点を書く技法のことです。
PREP法
- 結論…「～である」「～だと思う」
- 理由…「なぜなら～」
- 具体例…「たとえば～」
- 結論…「つまり～」「だから～」
具体例の中で、自分が実際に経験したエピソードや背景などを入れるとより説得力が増します。
また上記の流れで説明する場合、要素ごとに段落を区切ると書面でもかなりわかりやすくなるのでぜひ取り入れてみてください。
②誤字・脱字チェック
書類選考では誤字・脱字があると不採用になる確率がグンと上がってしまうので、必ず自分が書いた文章は確かめるようにしましょう。
とくに手書きの書類の場合、書き間違いやミスを見つけたらはじめから書き直すようにしましょう。
訂正印や守勢跡が残ってしまうと、どうしてもマイナスな印象を与えてしまうためよほどのことがない限り新しく書くのが一番です。
また誤字や脱字以外にも評価が下がるポイントはあるため、以下のようにチェックリストを作成しておくと事前にミスが防げます。
書類作成におけるチェックポイント
- 提出期限に間に合っているか
- 空欄が目立っていないか
- 文章量が少ないもしくは多すぎないか
- 押印の押し忘れ
- 写真の形式・条件・規定
- 略語を用いていないか
- 必要書類はすべてそろっているかどうか
また、書類提出期限でよくありがちなミスには、「必着」と「当日消印有効」の違いが分かっていないというものが挙げられます。
簡単に言うと、「必着」とは指定期日に書類が届いていなければならず、「当日消印有効」は遠方などで締め切りまでに届いていなくても消印が締め切りまでであれば受け取ってもらえます。
また最近ではWEB上でエントリーシートの受付をおこなう企業も増えてきており、送ったつもりでも届いていないなどの手違いも中にはあります。
書類が届いていない可能性も考慮し、確認メールが届いたかなどまでしっかり確かめるようにしましょう。
③企業・業界研究をおこなう
企業・業界研究をおこなえば、企業への理解度が深まるだけではなく、どんなアピールをすれば書類選考通過につながるかが分かります。
興味のある業界に関わるニュースや情報を調べるのもいいですが、インターンシップやOB・OG訪問、会社説明会などへの参加もおすすめです。
たとえ同じ業界であっても、企業によって特徴や求める人物像は異なります。
志望動機や自己PRの使い回しはすぐに見分けられてしまいますし、「志望度が低いのでは？」「しっかり調べられていないのではないか」とマイナスイメージにつながってしまいます。
さらに企業・業界研究は書類選考だけではなく、今後の面接対策にも役立つため、熱意や志望度の高さをアピールしたいなら時間をかけることをおすすめします。
④丁寧な文字で書く
先にも述べたように書類選考では見やすさが重視されるため、丁寧な文字で書くことも大切です。
とくにエントリーシートや履歴書を手書きで書く場合、字の美しさや大きさ、丁寧さが顕著に表れやすいです。
反対に、「あからさまに雑に書いている」「文章を詰めすぎている」「文字の大きさがバラバラ」だと、常識がないとマイナスイメージにつながってしまうので注意が必要です。
丁寧に書けない理由は人それぞれですが、時間をかけてゆっくりと書くようにするときれいに書きやすくなります。
⑤採用担当者が見ているポイントをおさえる
採用担当者が見ているポイントを事前におさえることで、企業の選考に通りやすい書類を作成できます。
具体的に企業が見ているポイントとはおもに、「社会人として必要な常識があるか」「将来性や再現性を感じられるか」「自社とのマッチング」などが挙げられます。
基本的な書類選考の形式に則ることも大事ですが、自社とのマッチングについては企業が求める人材に合わせて書くことが大事です。
書類選考はなるべく簡潔で長すぎない文章を心がけるようにしましょう。
またほかにも、一目見て注目されやすいキャッチコピーや具体的な数字などを織り交ぜるとより印象を残しやすいですよ。
書類選考が通らないなら、第三者にチェックしてもらうのもおすすめ
ここでは、就職活動の書類選考が通らない原因や通過率を上げるコツ、企業が見ているポイントなどについてご紹介してきました。
書類選考は選考の中でも初期段階なので、不採用が続くのであれば書類そのものに何かしらの不備がある可能性が高いです。
たとえば、「誤字・脱字がある」「全体的に読みづらい」「企業が求める人物像に合っていない」などが挙げられます。
ほかにも企業や業過によっては、手書きでないからといった理由で落とされるケースも少なくありません。
今回ご紹介した原因などを振り返るのもひとつですが、「自分には心当たりがない」といった方は第三者に添削してもらうのもおすすめです。
第三者とはおもに、友人や家族、キャリアアドバイザー、企業のOB・OGなどがいます。
とくに業界に特化したキャリアアドバイザーなら、より企業や業界に適した書類を作成できますのでぜひ利用してみてくださいね。
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