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インターンシップ後はお礼状を送るべき？
インターンシップが終了した際には、その場で担当者の方に対して感謝の気持ちを述べてから去る方が多く、改めてお礼状を送ることが迷惑に感じてしまうかも知れません。
また長期のインターンならばまだしも1日だけなどの短期の場合は、送る必要が無いと考えている方も多いはずです。
ですがインターンシップ後のお礼状は全てのインターン生が「送るべき」モノなのです。
実際たった一日の開催であっても、皆さんの為に多くの時間が準備に割かれています。
準備と対応の為に使われた労力と時間に対して、改めて感謝の気持ちを伝えられて嫌な印象を受ける方はまずいませんし、ほとんどの場合で好印象を与えることができるんです。
そしてただ送るだけでなく、好印象を与える文章作成ができれは効果は高くなります。
ですから皆さんも、今のうちに正しい「お礼状の書き方」を身につけておきましょう！
お礼状はメールで送っても大丈夫？
お礼状を送る方法として考えられるのは「手紙」と「メール」ではないでしょうか？
メールでお礼状を送るとなると、何となく事務的な感じがしてしまったり、場合によっては失礼に当たるのではと思われるかも知れません。
ですが現在では多くのインターン生がメールを利用してお礼状を送っており、読むのも管理するのも容易であることから送られた側の負担も少なくて済みます。
ですからメールを利用してお礼状を送るのは、特別な状況で無い限り問題はありません。
送る方としても手軽ですので、積極的に利用して大丈夫ですよ。
菓子折りなどは用意すべき？
感謝の気持ちを伝えるためには、菓子折りを持参したり贈り物をしたりという考え方もあります。
ですがインターンのお礼として、贈り物などはあまり良い方法とは言えません。
もちろん決して悪いことでは無いのですが少し行き過ぎた対応と捉えられやすく、「変わった人」と思われてしまう可能性もあり、印象を良くすることができないかも知れないのです。
インターンに対する感謝の気持ちは、お礼状で伝えるのが「ちょうど良い」ということですね。
短期や1日のインターンでも送ってOK
長期のインターンであれば様々なことでお世話になるでしょうし、お礼状を送るのにもあまり抵抗はないはずです。
ですが、たった1日だけの場合はどうでしょう？
「さすがにこれくらいでお礼状はやり過ぎでは？」と考えてしまうかも知れませんが、実際にはそんなことはありません。
ビジネスの世界では短時間の会議を他社の方と行った後に、お礼のメールを送ることは普通の事です。
そう考えれば、1日のインターンであってもお礼状を送ることに何ら不自然さはありませんね。
それどころか多くのインターン生がお礼状を送らない中で皆さんが送るとなれば、インターン先の担当者が良い印象を持つ可能性は一層高くなるはずですよ。
インターンシップのお礼状では何を書くべき？
- インターン中にしていただいた対応に対する感謝の気持ち
- 印象に残った出来事
- 身につけた知識やスキルに関すること
- 入社を希望するのなら選考や今後への意気込み
挨拶や自己紹介はもちろんですが、「正しいお礼状の書き方」としては上記した様な内容を盛り込むようにしましょう。
ただインターン対するお礼を伝えただけでは、特に印象に残ることもありません。
自分の考えや気持ちを含めてこそ、感謝の気持ちが伝わり印象を残すことができるのです。
お礼状を送るのは企業宛ではなく人事宛がベター
お礼状を送る相手としては、「会社」ではなく人事宛がベターです。
企業名だけで送ってしまっては人事担当に届くまでに時間がかかってしまうこともあります。
インターン自体は人事が統括していることがほとんどですので、人事宛に送る様にすればまず間違いはありません。
もし個人的にお世話になった方や、人事以外の方で仕事のやり方などを教えてくれた方がいるのであれば、人事宛だけでなくその方々にも個々に感謝の気持ちを伝えましょう。
感謝の気持ちを伝えるのは正しいことですし、将来また一緒に働くことがあれば良好な関係が築きやすくなるはずです。
社会人としてふさわしい文章や文字で
当たり前のことですが、手紙であってもメールであっても「社会人としてふさわしい」文章や文字で書くようにしてください。
友達同士の様な砕けた文章や、あまりにも崩れた文字では常識がないと思われてしまう危険もあります。
誤字脱字があるのも印象を悪くしかねません。
丁寧に文章作成を行い、出来上がった後にはしっかりと見直す。
普通のことですが、これらをちゃんと行うようにしてくださいね。
メールでお礼状を送る場合の例文
件名
インターシップの御礼 ○○大学〇〇学部 〇〇○○(氏名)
本文
〇〇〇株式会社 人事部課長 〇〇〇〇様
○月○日から○月○日までのインターシップに参加させたいただいた、○○大学の○○と申します。
このたびは貴社のインターンシップで貴重な体験をさせていただき、誠にありがとうございました。
実際の業務に繋がる〇〇を体験をさせていただく中で、○○様をはじめ株式会社○○の皆様には様々なアドバイスをしていただきプロとは何たるかを肌で感じさせていただくことができました。
また貴社の理念や事業内容などを学ぶことができ、貴社で働かせていただきたいという気持ちがより一層強くなりました。
このたびのインターンシップで学んだことを活かし、磨き成長していく所存です。
今後ともご指導のほど、どうぞよろしくお願いします。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
○○大学〇〇学部 〇〇○○(氏名)
メールを作成する際のポイント
- 件名を見ただけで「要件と差出人」が特定できるようにする
- 会社名、役職名などを含めた宛名を記載する
- 自分が参加したインターンの内容やスケジュールについても触れておく
- メールの最後には署名を記載する
- 携帯電話会社のアドレス以外を使用する
メールでお礼状を送る場合は、「一目見ただけで誰が何の為に送ってきたメールかをわかるようにする」ということと、「ビジネスマナーを守る」ことが大切です。
スマホでメール作成をしても問題はありませんが、アドレスが携帯キャリアの物だと印象が悪くなりがちです。
他にも署名なども忘れがちですので、注意するようにしてください。
手紙でお礼状を送る場合の例文
拝啓
貴社におかれましてはますまずご健勝のこととお喜び申し上げます。
このたびは○週間にわたるインターンシップに参加させていただき、誠にありがとうございました。
今回参加させていただいたインターシップを通して、様々な経験を学ばせていただきました。
ご迷惑ばかりおかけしてしまいましたが、社員の方々から指導していただく中で貴社の理念や仕事への取り組み方を肌で感じることができ、これから始まるであろう社会人としての生活に活かせる大きな財産をいただくことができました。
特に○○の作業を行う際の緊張感は、実際に行ってみないとわからないものでした。
一つのミスも許されない作業を毎日行い、改善を繰り返している姿に強い感銘を受けたことを覚えています。
今回の活動の中で得た経験を活かし、これから一層の努力を続けていく所存です。
このような体験をする機会を与えていただきましたことに、衷心より御礼申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
敬具
令和○年○月○日
○○大学〇〇学部 〇〇○○(氏名)
〇〇〇株式会社
人事部課長 〇〇〇〇様
手紙を書く際のポイント
- 「拝啓、敬具」など頭語と結語を正しく使う
- 簡単で構わないのであいさつも含める
- 読みやすい文字の間隔や大きさを意識する
- 手紙を書いた日付も記載する
- 最後には署名も忘れずに
最近はメールやLINEでのやり取りを行う方が増えており、手紙自体ほとんど書いたことがないという方も多いはずです。
さらにビジネスに関する手紙となれば、インターンのお礼状が初めての経験となる方が大半ではないでしょうか？
ビジネスでやり取りされる手紙にはメール以上に礼儀作法が存在します。
しっかりと決まりなどを学んだ後でお礼状の作成を行わないと、書き直す必要が出て二度手間になってしまったり、問題のあるお礼状を知らず知らずに間に送ってしまうことになりかねません。
便箋はどんな種類を選ぶべき？
派手ではなく落ち着いた色を選ぶのが重要です。
企業に合わせたカラーを選ぶという方法もありますが、白無地が無難なのは間違いありません。
使用する筆記用具は万年筆や黒のボールペンを使用するのが基本ですが、滲んだりしない様に書きやすい道具を選ぶようにするのも大切です。
用紙には罫線(けいせん)が引いてあるものを選ぶと書きやすく、送られた側も読みやすいのでおすすめです。
友達同士ではありませんので、文字を書き間違えた場合は修正ペンなどを使ったりはせずに、面倒に思っても書き直すようにしてください。
便箋の折り方など細かな所にも注意が必要
お礼状に使用する便箋や筆記用具などを選び丁寧に手紙を書き終えたとしても、そこで油断してしまってはせっかくの努力も台無しになってしまう危険があります。
便箋には折り方などに対して礼儀作法があり、間違えた方法で行ってしまってはビジネスマナーに反するかも知れないのです。
封筒への宛名の書き方などでもルールが存在しますので、正しい知識を元にしてマナーを守ったお礼状を送らなければなりません。
お礼状はインターンシップが終わっていつまでに送るべき？
インターシップに関するお礼状は、「インターンが終わってからなるべく早く」送るべきです。
具体的には当日の夕方や夜間、遅くとも翌日中には送る様にしましょう。
そうすることでしっかりと読んでもらえる可能性も高まり、気持ちや考えも伝わりやすくなります。
ただインターンが終了して会社を出てすぐや、深夜の時間帯などは避けるべきです。
家に帰り一息ついたらお礼状の作成を始めるか、翌日の朝から作成し送るようにしておけば特に問題はありません。
送るのを忘れていた場合も、何もしないよりはマシですので遅れてしまった理由を完結に記載した上で、お礼状を送るようにしましょう。
企業側から返信が来たらどこまで返事をする？
皆さんが送ったお礼状に対して企業側からの返信があった場合には、「返信していただいたことに関する感謝」を文章に含みなるべく簡潔な文章で返信をしましょう。
企業側から特別に伝えたいことでもない限りは、やり取りはこれで終了となるはずですので、長々とした文章にはしないことが大切です。
メールか手紙で悩んだのなら「メール」が正解
お礼状はメールでも手紙でも問題はありません。
ですが、どちらにするかで悩んだのであれば「メール」がおすすめです。
理由は「スピード」と「手軽さ」です。
インターンが終わった当日や翌日に感謝の気持ちが伝えられるのはメールだからこそですし、メールであれば誤字脱字があった際の文章の修正なども行いやすく、お礼状を作成する際の負担も最小限で済みます。
これらの理由から、特に手紙を選ぶ理由が無いのであればメールを選ぶのが安心です。
手紙なら他のインターン生との差別化が期待できる
スピードと便利さからメールでのお礼状をおすすめしましたが、「手紙」にもメールには無い良さがあります。
それは多くのインターン生がお礼状にメールを選んでいることで起きる「差別化」です。
手紙を書くのはメールよりも遥かに手間がかかります。
それだけの労力を使ってお礼状を送る方は実際多くはありませんので、送られた企業側の人事担当者の目に付きやすいのは事実なのです。
もちろん誤字脱字があったりして読みにくくては逆効果にすらなりかねませんので、丁寧に手紙を書くことが大切になります。
例文に頼るだけでなく自分らしい文章で
インターネットの記事や本に載っている例文を参考にしながら文章作成を行うのは問題ありませんが、「コピペ」して文章を作成するのは絶対に避けてください。
皆さんがお礼状を送ることになる相手は、多くのインターン生を相手にしているであろう人事担当者です。
お礼状も幾つも受け取っているはずですので、コピペして書いた様な没個性の文章では心には響きません。
きちんと自分の考えなどを書き自分らしい文章を作らなければ、人事の方達の印象に残ることはできませんよ。
印象に残るお礼状は人事への好印象に繋がる
皆さんがお礼状を送る目的は、「感謝の気持ちを伝える」のが第一です。
ですが、それだけでなく人事の方へ好印象を残し内定へと繋げたいという気持ちもあるはずです。
インターン先企業との関係を良好に保っておくことは、就活においてメリットしかありません。
たった一通のメールで皆さんの人生が変わる可能性もあります。
インターンが終わった後には、感謝の気持ちと自己アピールを込めて、人事宛へのお礼状を送りましょう。
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